Logiciel de catalogue pour artiste indépendant : comment choisir

Quand j'ai cherché un outil pour cataloguer mon travail, j'ai cliqué sur les premiers résultats. Aucun n'était fait pour moi. Soit c'était un logiciel de galerie facturé au prix d'une galerie, soit c'était un inventaire qui ressemblait à une base de données de 2010. J'ai fini par construire Viewroom. Autant le dire dès le début : c'est notre produit. La grille de sélection qui suit reste utile même si vous choisissez ailleurs.

Pourquoi les outils existants ne conviennent-ils pas à un artiste indépendant ?

Quand vous tapez « logiciel catalogue artiste » dans un moteur de recherche, vous tombez sur deux familles distinctes.

Les logiciels de galerie. Artlogic, Artenso, Masterpiece. Ce sont les outils du métier. Un registrar les utilise pour gérer un stock, suivre les consignations, facturer les collectionneurs. C'est cohérent pour une structure avec un directeur, un assistant et un comptable. Ce n'est pas un outil pour quelqu'un qui peint le matin et envoie ses dossiers le soir. Artlogic n'a rien fait de mal : son client type n'est simplement pas vous. Nous l'avons comparé en détail à Viewroom, critère par critère.

Les vieux inventaires. Certains plugins d'inventaire pour CMS, des logiciels de bureau qui n'ont pas évolué depuis dix ans. Ils stockent : nom, dimensions, médium, photo. Ils ne présentent pas. Quand un galeriste demande un dossier, vous exportez un PDF qui ressemble à un export. Ça ne se transmet pas, ça ne se met pas à jour, ça vieillit dans son dossier de téléchargements.

Entre les deux, il n'y avait à peu près rien pour l'artiste indépendant qui voulait à la fois organiser et présenter.

Quels critères regarder pour choisir un logiciel de catalogue ?

Cinq critères, en partant du plus négligé.

Conçu pour un artiste individuel. Pas un outil de galerie déguisé. Si l'interface vous parle de consignations, de partages de commission, de comptes collectionneurs avec adresses postales, vous payez pour des fonctions que vous n'utiliserez jamais, et pour leur complexité. Chaque champ inutile est un champ que vous voyez quand vous remplissez une fiche.

Des champs structurés pour les dimensions et les prix. Une œuvre a une hauteur, une largeur, parfois une profondeur, en centimètres. Elle a un prix qui peut bouger. Un bon outil leur donne chacun leur champ ; rangées dans une « description libre », ces données ne se trient pas, ne se filtrent pas, et ne se prêtent à aucune règle de cohérence sur l'ensemble du catalogue, comme la méthode (hauteur + largeur) × coefficient qu'utilisent la plupart des peintres pour fixer leurs prix.

Un lien partageable. Quand un galeriste vous demande votre travail, qu'est-ce que vous envoyez ? Si la réponse est « un PDF de 28 Mo », l'outil n'a pas fini son travail. Un lien vivant se met à jour quand vous ajoutez une œuvre, se charge sur mobile, et ne vieillit pas dans une boîte mail.

Rapide à remplir. Si la première œuvre vous prend douze minutes à saisir, vous ne ferez jamais le catalogue. Cherchez l'import par lot, la lecture automatique des dimensions dans les fichiers, l'aide à la rédaction des descriptions et de la bio. Si l'outil ne propose que des formulaires manuels, vous l'abandonnerez à la quinzième œuvre.

Fait dans la décennie. Une interface qui charge sur téléphone, un hébergement qui ne tombe pas une fois par mois. Beaucoup d'outils de catalogue n'ont pas eu de refonte depuis des années, et ça se voit dès la deuxième page.

Comment comparer les solutions entre elles ?

Nous ne publierons pas ici de liste de concurrents avec des prix : les tarifs bougent, et un chiffre recopié de mémoire finit toujours par être faux. À la place, nous maintenons des comparatifs détaillés, sourcés et datés. Chaque page indique sa date de relevé, ses sources, et les points sur lesquels l'autre outil est devant.

La méthode reste la même que dans la grille ci-dessus : prenez vos deux ou trois candidats, passez chacun sur les cinq critères, et regardez lequel tient le test du lien partageable. Le quatrième nom de la liste, c'est nous. Viewroom est construit pour l'artiste qui expose et vend en direct, et nous assumons de le dire.

Catalogue, portfolio ou tableur : lequel choisir ?

Ces trois outils résolvent des problèmes différents. Ils se confondent souvent dans les discussions, et ça coûte du temps.

Le tableur organise. Excel, Numbers, Notion, Airtable. Il met de l'ordre, il filtre, il calcule. Mais un tableur ne se partage pas avec un galeriste : vous envoyez soit une capture d'écran, soit un export PDF mal mis en page, soit un lien de partage qui demande des permissions. Le tableur est un outil interne. Il n'a pas vocation à sortir.

Le site portfolio présente. Squarespace, Cargo, Format, Wix. C'est un site vitrine : sélection, mise en scène, parcours visuel. Ce qu'il ne fait pas : gérer les dimensions de manière structurée, suivre les statuts de vente, distinguer ce qui est en dépôt de ce qui est en atelier, appliquer une règle de prix. Un portfolio est une exposition permanente, pas un catalogue. Très bien pour l'image, insuffisant pour le métier.

Le logiciel de catalogue combine les deux. La structure du tableur, la présentation du portfolio. Il sert d'abord à vous (organiser, retrouver, mettre à jour), puis au galeriste ou au curateur, qui reçoit une vue propre en un lien. Quand un outil ne fait que l'un des deux, vous doublez le travail dans un second outil.

Comment migrer son catalogue existant ?

Si vous avez déjà un tableur ou un dossier plein de fichiers, vous ne voulez pas tout ressaisir. Avant de vous engager dans un outil, demandez comment se passe l'import.

Avec Viewroom, ce qui passe sans douleur : un dossier d'images est lu par lot, les dimensions sont récupérées depuis les fichiers quand elles y figurent, les titres sont proposés, la bio peut s'écrire à partir d'un texte existant. Ce qui demande un coup de main : les œuvres dont les fichiers ne portent pas leurs dimensions, et les prix passés, à reprendre depuis un tableur et à coller par lot. Notre première utilisatrice a importé une quarantaine d'œuvres en une après-midi.

L'essai dure 14 jours, toutes les fonctions, sans carte bancaire. Vous importez votre catalogue, vous regardez si le portail correspond à ce que vous voudriez envoyer à un galeriste, et vous décidez ensuite. Si ce n'est pas le bon outil pour vous, la grille de critères ci-dessus reste valable : appliquez-la au candidat suivant.

Essayer Viewroom 14 jours