import
Importer ses œuvres depuis Excel ou CSV dans Viewroom
Le parcours pas à pas pour importer un inventaire Excel ou CSV : préparer le fichier, l'analyse, la revue ligne par ligne, les doublons, la confirmation et le bilan.
Par Florian Zumbrunn · Publié le
Mis à jour le
Ton inventaire existe déjà. Il est dans un classeur Excel, une feuille Google Sheets exportée en CSV, ou un fichier hérité d'une galerie. Ce guide décrit l'import tel qu'il fonctionne aujourd'hui dans Viewroom, écran par écran, avec les libellés que tu verras.
Préparer son fichier
Une ligne par œuvre, une colonne par information. C'est la seule règle qui compte vraiment. Une ligne d'en-tête aide, sans être obligatoire : sans en-tête, les colonnes sont reconnues d'après leurs valeurs, et la revue te le signale.
Les colonnes que l'import sait reconnaître :
| Colonne | Ce qu'elle contient |
|---|---|
| Titre | Le titre de l'œuvre. Obligatoire : une ligne sans titre arrive dans « À corriger ». |
| Année | L'année ou la date de création. |
| Technique | Le médium, les matériaux ou le support : huile sur toile, bronze, tirage pigmentaire. |
| Dimensions | Soit tout dans une cellule (« 40 x 60 cm »), soit une colonne par mesure : largeur, hauteur, profondeur. Les dimensions de l'œuvre, pas celles de la caisse ou du cadre. |
| Prix | Le prix public de vente. Pas un prix net, un prix d'achat ou une valeur d'assurance. |
| Statut | Disponible, vendue, réservée, non disponible à la vente, en dépôt. |
| Localisation | Où se trouve l'œuvre, ou quelle galerie, quel lieu, quelle personne la détient. |
| Édition | Le tirage, le numéro d'exemplaire, les épreuves d'artiste, ou « pièce unique ». |
| N° d'inventaire | Ta référence ou ton code d'inventaire. |
| Notes | Le texte libre, tel quel. Il va dans les notes privées de l'œuvre. |
| Image | Une image insérée dans le classeur, posée sur la ligne de l'œuvre. |
Les autres colonnes sont laissées de côté : poids, valeur d'assurance, coût d'achat, prix net, dimensions d'emballage, coordonnées, calculs internes. Tu n'as pas besoin de les retirer.
Quelques points qui évitent une correction plus tard :
- Les unités. Sans unité, les dimensions sont lues en centimètres. Les millimètres et les pouces sont convertis, que l'unité soit dans la cellule (« 16 in ») ou dans l'en-tête.
- La devise. Les prix sont lus en euros ; un prix sans symbole de devise compte comme un prix en euros. Un prix dans une autre devise n'est pas converti : l'œuvre arrive en « Prix sur demande », signalée dans la revue, et le montant d'origine est gardé dans ses notes privées.
- Les images. Une image doit être posée sur la ligne de son œuvre. Formats acceptés : JPEG, PNG, WebP et GIF. Certaines images placées à l'intérieur des cellules ne peuvent pas être importées ; la revue le signale.
- Une œuvre par ligne, pas par colonne. Une feuille qui range une œuvre par colonne n'est pas prise en charge. Elle apparaît dans « Feuilles non importées ».
- Plusieurs feuilles. Un classeur peut en avoir jusqu'à dix. Chaque feuille est examinée ; celles qui ne sont pas des listes d'œuvres sont signalées, pas importées.
- Le CSV. Virgule, point-virgule ou tabulation, en UTF-8 ou dans l'encodage Windows des anciens exports d'Excel.
Les limites d'un fichier : 60 Mio, 10 feuilles, 2 000 lignes par feuille et 5 000 en tout, 100 colonnes par feuille, 500 images, 20 Mio par image et 55 Mio d'images au total.
Étape 1 : déposer le fichier
Dans ton inventaire, choisis « Importer depuis Excel ». La page s'appelle « Importer un inventaire ». À l'étape « 1. Déposer le fichier », glisse ton classeur dans la zone prévue ou clique pour le choisir, puis lance « Analyser le fichier ».
Le fichier part directement vers un stockage privé, avant toute analyse. Si un import est déjà en cours, l'écran te propose « Reprendre l'import en cours » plutôt que d'en lancer un second.
Étape 2 : l'analyse
L'écran « 2. Analyser l'inventaire » suit la progression : fichier reçu, analyse du classeur, préparation des œuvres, traitement des images. Si tu quittes la page, tu retrouves ton import en revenant sur « Importer depuis Excel » depuis le même navigateur.
Si le service d'analyse ne répond pas, l'écran affiche « Service indisponible » et un seul bouton, « Réessayer ». Il relance l'analyse sans que tu redéposes le fichier, et cet essai ne compte pas dans tes imports du mois.
Étape 3 : la revue, ligne par ligne
« 3. Revoir les œuvres » est l'étape qui compte. Rien n'est encore créé. Les lignes sont rangées en quatre onglets :
- Prêtes : les œuvres complètes, cochées « Créer ».
- À corriger : une information bloque, par exemple un titre manquant ou des dimensions illisibles. Tu corriges dans « Modifier les informations ».
- Doublons : une œuvre semblable existe déjà dans ton inventaire, ou ailleurs dans le fichier. Ces lignes sont décochées par défaut.
- Ignorées : les lignes qui ressemblent à un en-tête, un total ou une légende, ou qui semblent inactives ou archivées.
Chaque ligne indique d'où elle vient : le nom de la feuille et le numéro de ligne. Chaque valeur proposée est prise dans une cellule de ton fichier, jamais inventée. Quand une valeur est incertaine, une mention « À vérifier » s'affiche à côté du champ concerné, et la liste « Points à vérifier sur cette ligne » dit pourquoi : une unité incertaine, un statut ambigu, une colonne reconnue sans confirmation.
Pour chaque ligne, tu choisis « Créer » ou « Ignorer ». Une modification repasse la ligne sur « Ignorer », pour que tu la valides à nouveau en connaissance de cause.
Les doublons. Pour chaque doublon, la revue montre l'œuvre rapprochée et la raison : « Même image », « Même numéro d'inventaire », ou « Titre, année et dimensions très proches ». Si l'œuvre est déjà dans ton inventaire, le lien « Ouvrir la fiche dans un nouvel onglet » te laisse comparer. Si tu as déjà importé ce fichier une fois, c'est ici que tu le vois.
Les lignes douteuses ne sont jamais perdues. Une ligne écartée de peu reste dans « Ignorées », décochée, avec ce message : « Cette ligne a été écartée de peu : c'est peut-être une œuvre. Pour l'importer, choisir « Créer ». » Le bloc « Feuilles non importées » liste aussi chaque feuille laissée de côté, avec sa raison : pas une liste d'œuvres, aucune ligne d'œuvre trouvée, ou une œuvre par colonne.
Étape 4 : confirmer
Quand la revue te convient, choisis « Continuer avec N œuvres ». L'écran « 4. Confirmer l'import » récapitule ce qui va être créé, corrigé, signalé comme doublon ou ignoré. Le bouton « Confirmer l'import » crée les œuvres.
Au moment de créer, Viewroom relit chaque valeur à sa place dans le classeur stocké. Si une seule ne s'y retrouve pas, l'import est refusé et rien n'est créé.
Étape 5 : le bilan
« 5. Import terminé » donne le compte : total, créées, corrigées, ignorées, doublons, en échec. « Retour à l'inventaire » t'amène à tes œuvres, avec leurs images.
Les données temporaires de l'import sont supprimées après la confirmation ou l'annulation, et au plus tard 24 heures après l'envoi du fichier.
Ce qui lit ton fichier
L'import d'œuvres ne passe par aucun LLM. Le principe tient en une phrase : « TypeSafe (Jev) juge, le code décide, sans LLM. »
TypeSafe est un service externe, situé aux États-Unis. Viewroom lui envoie le contenu utile des cellules et lui pose des questions écrites d'avance : quelle colonne porte le titre, cette ligne est-elle une œuvre, ce statut veut-il dire « vendue ». TypeSafe répond par des probabilités et des choix. Les règles de Viewroom décident, et chaque valeur retenue reste une cellule de ton fichier, que tu peux retrouver par sa feuille et sa ligne.
Ce que dit notre politique de confidentialité : TypeSafe ne garde rien, ni ce qu'il reçoit ni ce qu'il renvoie, et ne s'en sert pas pour entraîner ses modèles. Les images de tes œuvres ne sont envoyées à aucun modèle. Si TypeSafe ne répond pas, l'import s'arrête et rien n'est envoyé ailleurs.
Combien d'imports par mois
Tu peux lancer dix imports par mois. Une fois la limite atteinte, l'écran affiche « Limite mensuelle atteinte » et indique à qui écrire pour en lancer un autre. Un import arrêté par une panne du service d'analyse n'est pas compté.
Ton inventaire importé devient ensuite la base de tout le reste : le catalogue, le portfolio PDF, le press kit et le certificat d'authenticité sortent des mêmes fiches.
Questions fréquentes
Quels fichiers peut-on importer ?
Un classeur Excel (.xlsx) ou un fichier CSV, jusqu'à 60 Mio. Un classeur peut contenir jusqu'à 10 feuilles et 5 000 lignes en tout, 2 000 par feuille. Les images insérées dans le classeur sont importées avec leur œuvre : JPEG, PNG, WebP ou GIF, 500 au plus.
L'import passe-t-il par un LLM ?
Non. Aucun LLM dans l'import d'œuvres : TypeSafe (Jev) juge, le code décide. TypeSafe, un service externe situé aux États-Unis, reçoit le contenu utile des cellules et ne garde rien. Chaque valeur proposée vient d'une cellule de ton fichier, et Viewroom la relit à sa place avant de créer l'œuvre.
Que deviennent les doublons ?
Une ligne qui ressemble à une œuvre déjà dans ton inventaire, ou à une autre ligne du fichier, arrive dans l'onglet « Doublons », décochée. Tu vois pourquoi (même image, même numéro d'inventaire, ou titre, année et dimensions très proches) et tu peux ouvrir la fiche existante. Rien n'est créé tant que tu ne choisis pas « Créer ».
Une ligne peut-elle être perdue pendant l'import ?
Non. Une ligne écartée de peu, qui ressemble à un en-tête, un total ou une légende, reste visible dans l'onglet « Ignorées », décochée, avec le message « c'est peut-être une œuvre ». Tu peux la créer d'un clic. Les feuilles non importées sont listées avec leur raison.
Combien d'imports peut-on lancer ?
Dix imports par mois. Un import arrêté parce que le service d'analyse ne répond pas ne compte pas : le bouton « Réessayer » le relance sans redéposer le fichier.
La description des œuvres est-elle remplie par l'import ?
Non. L'import remplit le titre, l'année, la technique, les dimensions, le prix, le statut, la localisation, l'édition, le numéro d'inventaire et l'image. Une colonne de notes va dans les notes privées de l'œuvre. La description se rédige ensuite, dans la fiche.